Спори щодо відмови в реєстрації податкових накладних тривалий час розвивалися за усталеним сценарієм. Реєстрацію ПН зупиняли, у квитанції ДПС загально пропонувала надати пояснення та документи, платник подавав певний пакет первинних документів, однак отримував відмову.
У суді одним із головних аргументів було те, що ДПС не зазначила конкретно, які саме документи необхідно надати. Суди нерідко погоджувалися з платниками, оскільки неконкретна вимога не давала можливості зрозуміти, яких саме документів бракує.
Однак сьогодні покладатися лише на цей аргумент уже ризиковано. У 2025–2026 роках Верховний Суд сформував новий підхід, який суттєво змінив практику розгляду таких спорів.
Що змінилося?
Нормативні зміни були запроваджені ще наказом Міністерства фінансів України від 12.01.2023 № 19, який набрав чинності 8 березня 2023 року та змінив Порядок № 520.
Після подання платником первинних пояснень і документів комісія ДПС може:
- зареєструвати ПН/РК;
- направити Повідомлення про необхідність надання додаткових пояснень та/або документів;
- прийняти рішення про відмову у випадках, передбачених Порядком № 520.
Після отримання такого Повідомлення платник має 5 робочих днів, починаючи з дня, наступного за днем його отримання, для подання додаткових пояснень та документів.
Саме значення цього додаткового етапу було суттєво переосмислено Верховним Судом.
Новий підхід Верховного Суду
Переломною стала постанова Верховного Суду від 24.03.2025 у справі № 140/32696/23.
Суд виходив із того, що навіть якщо первинна квитанція про зупинення реєстрації сформульована недостатньо конкретно, однак надалі ДПС направила окреме Повідомлення та чітко зазначила, яких саме документів не вистачає, платник повинен належним чином на нього відреагувати.
Якщо необхідного документа немає, недостатньо просто його не подавати. Доцільно письмово пояснити:
- чому такий документ не складається у межах відповідної операції;
- чому його неможливо надати;
- або чому вимога ДПС є необґрунтованою та якими іншими документами підтверджується відповідна обставина.
Тому аргумент, який раніше часто спрацьовував у суді — «ДПС не конкретизувала перелік документів у квитанції», — уже не є універсальною підставою для скасування відмови.
Цей підхід Верховний Суд продовжив і в інших справах.
Зокрема, у справі № 380/6412/24 суд першої інстанції спочатку задовольнив позов і зобов’язав зареєструвати податкову накладну. Проте апеляційний суд скасував це рішення та відмовив у позові, а Верховний Суд у листопаді 2025 року залишив такий результат у силі.
Однією з ключових причин стало те, що платник не подав документи, які додатково витребувала ДПС.
У постанові від 30.01.2026 у справі № 260/224/24 Верховний Суд ще чіткіше зазначив, що ненадання додаткових пояснень і документів, конкретно витребуваних контролюючим органом, може бути самостійною достатньою підставою для відмови у реєстрації ПН.
Тому сьогодні вже є реальні ситуації, коли справи, підготовлені за старим підходом, програються в апеляційній або касаційній інстанції. Платник міг розраховувати, що формальних недоліків первинної квитанції буде достатньо, однак після зміни практики суди дедалі більше оцінюють, чи виконав сам платник процедуру, передбачену Порядком № 520.
Чи може ДПС вимагати будь-які документи?
Ні.
Новий підхід не звільняє податковий орган від обов’язку належно обґрунтовувати свої вимоги.
У постанові від 04.06.2026 у справі № 420/20638/24 Верховний Суд став на бік платника, оскільки ДПС у додатковому Повідомленні фактично навела шаблонний перелік можливих документів, не пояснивши, яких конкретно документів бракує саме щодо спірної господарської операції.
Отже, правило працює в обидва боки:
платник повинен реагувати на конкретне та належно оформлене Повідомлення ДПС, однак сама ДПС повинна чітко зазначити, що саме залишилося непідтвердженим і які документи необхідно подати.
Як зменшити ризик відмови у реєстрації ПН?
Нова судова практика показує, що захист платника фактично починається ще на етапі подання первинних пояснень до ДПС, а не після отримання рішення про відмову.
Після надходження квитанції про зупинення реєстрації не варто обмежуватися формальним набором договорів, актів та платіжних документів.
Пакет документів потрібно формувати під конкретну господарську операцію та підставу зупинення ПН.
У поясненнях доцільно коротко і послідовно описати:
- хто є сторонами операції та на підставі якого договору вона здійснюється;
- який товар поставляється або які послуги надаються;
- коли та на якій підставі виникло податкове зобов’язання;
- якими документами підтверджується поставка, виконання робіт або надання послуг;
- якими документами підтверджується оплата;
- за необхідності — походження товару, його транспортування, зберігання, наявність працівників, приміщень, обладнання або інших ресурсів, необхідних для здійснення операції.
Важливо не просто додати значну кількість документів, а пояснити їх зв’язок між собою та з конкретною податковою накладною.
Саме хаотичне подання великої кількості первинних документів без пояснення суті операції не гарантує позитивного рішення.
Що робити, якщо ДПС все-таки направила додаткове Повідомлення?
Отримання Повідомлення про необхідність надання додаткових пояснень та/або документів не варто сприймати як формальність.
Передусім потрібно перевірити, чи ДПС справді конкретно зазначила:
- яких документів не вистачає;
- яку саме обставину необхідно додатково підтвердити;
- чому вже поданих документів недостатньо.
Якщо вимога є конкретною — на кожен її пункт бажано надати окрему відповідь.
Якщо документ є — його потрібно подати.
Якщо документа немає — необхідно пояснити причину його відсутності.
Наприклад, якщо ДПС вимагає документ, який за характером конкретної операції взагалі не повинен складатися, потрібно прямо це зазначити та пояснити, якими іншими документами підтверджується відповідна обставина.
Якщо ж Повідомлення містить лише загальний шаблонний перелік документів без конкретизації, це також потрібно зафіксувати у відповіді, але водночас доцільно ще раз максимально повно пояснити господарську операцію та подати всі наявні документи, які її підтверджують.
Критично важливо дотриматися строку — 5 робочих днів, починаючи з дня, наступного за днем отримання Повідомлення.
ВАЖЛИВО! Не варто розраховувати на те, що документи, які не були подані ДПС, можна буде безперешкодно вперше подати вже до суду. Нова практика Верховного Суду значною мірою виходить із того, що законність рішення про відмову оцінюється з урахуванням інформації та документів, які були в розпорядженні контролюючого органу на момент його прийняття.
Тому до моменту можливого звернення до суду бажано мати повний пакет:
квитанція про зупинення → первинні пояснення та документи → додаткове Повідомлення ДПС → відповідь на нього та додаткові документи → рішення про відмову → документи адміністративного оскарження.
Висновок.
Практика щодо розблокування податкових накладних змінилася.
Раніше одним із головних аргументів платника була відсутність у квитанції ДПС конкретного переліку документів. Сьогодні цього може бути недостатньо.
Якщо після первинного пакета документів ДПС направила належним чином сформульоване додаткове Повідомлення, платник повинен на нього відреагувати. Ігнорування такого Повідомлення або ненадання пояснень щодо відсутніх документів сьогодні може призвести до програшу справи навіть тоді, коли раніше подібний спір мав хороші перспективи.
Водночас ДПС також не може діяти формально. Її вимога повинна бути конкретною та давати платнику можливість зрозуміти, яких саме документів або пояснень бракує.
Тому зараз у спорах щодо заблокованих ПН основний акцент зміщується із подальшого оскарження відмови на правильне проходження процедури ще до її прийняття.
Фактично майбутня судова справа значною мірою виграється або програється ще на етапі подання пояснень та відповіді на додаткове Повідомлення ДПС.
Якщо у вас виникли питання щодо блокування податкових накладних або відмови в їх реєстрації, команда Адвокатського об’єднання “IDEALIST” допоможе оцінити законність рішення ДПС, перспективи оскарження та обрати найбільш ефективну стратегію захисту.