У процесі оформлення спадщини, підтвердження родинних зв’язків чи навіть під час створення сімейного генеалогічного дерева українці часто стикаються з потребою знайти старі записи про народження, шлюб, розлучення або смерть своїх предків. Де саме шукати ці документи та скільки часу вони зберігаються у звичних нам відділах ДРАЦС?
Команда адвокатського об’єднання «Ідеаліст» підготувала роз’яснення щодо строків зберігання актових записів та простого алгоритму їх пошуку.
Скільки часу документи знаходяться у відділах ДРАЦС
Всі актові записи цивільного стану формуються у спеціальні паперові книги. Відповідно до чинного законодавства (наказ Міністерства юстиції України від 30.12.2013 № 2804/5), книги державної реєстрації, до яких входять записи про:
- народження;
- шлюб;
- розірвання шлюбу;
- смерть,
зберігаються безпосередньо у відділах ДРАЦС протягом 75 років з моменту їх складення. Тобто, якщо ваш родич народився чи одружився менше ніж 75 років тому, за дублікатом свідоцтва чи витягом потрібно звертатися саме до органів ДРАЦС.
Що відбувається після завершення 75-річного строку?
Як тільки цей період спливає, документи не знищуються. Вони набувають статусу історичної цінності та передаються на постійне зберігання до державних архівів відповідних областей.
А як щодо дореволюційних метричних книг?
До того, як були створені сучасні органи реєстрації, облік народжень, шлюбів та смертей вели релігійні установи: церкви, полкові церкви, кірхи, костьоли, мечеті та синагоги. Вони заповнювали так звані метричні книги.
Сьогодні ці історичні фоліанти є невід’ємною частиною Національного архівного фонду та власністю держави. Залежно від року їх створення та стану передачі фондів, вони можуть ще тимчасово зберігатися у відділах ДРАЦС або вже бути переданими до обласних державних архівів.
Як і куди звертатися по архівну довідку
Якщо з моменту події (народження, весілля тощо) минуло понад 75 років і документи вже передані до державного архіву, запит на отримання архівної довідки, копії чи витягу необхідно подавати безпосередньо до державного архіву тієї області, де відбувалася реєстрація.
Зробити це можна кількома зручними способами:
- Особисто звернувшись до приймальні чи читального залу архіву;
- Звичайною поштою, надіславши письмовий запит встановленого зразка;
- Електронною поштою на офіційну e-mail адресу відповідної архівної установи.
Пошук старих архівних документів часто буває тривалим процесом, який вимагає точності у формулюванні запитів та знання структури архівних фондів. Якщо ви зіткнулися з бюрократичними труднощами під час витребування документів для прийняття спадщини, доведення спорідненості чи інших юридичних потреб — спеціалісти АО «Ідеаліст» готові взяти цю роботу на себе.