Уявімо цілком звичну для українського бізнесу ситуацію.
Працівниця компанії після початку повномасштабної війни переїхала до Польщі. Звільнятися не стала — її робота дозволяє працювати дистанційно. Вона продовжує виконувати ті самі обов’язки, щомісяця отримує зарплату від українського роботодавця, бере участь у робочих зустрічах та залишається частиною команди.
Спочатку всі розраховували, що це тимчасово. Але минає не декілька місяців, а два роки. Працівниця постійно живе у Польщі й фактично кожного робочого дня виконує там роботу для української компанії.
Для роботодавця начебто нічого не змінилося: трудовий договір український, компанія українська, зарплата виплачується в Україні.
Але чи справді країна, з якої працівник щодня працює, юридично не має значення?
Не зовсім.
Сама по собі дистанційна робота з-за кордону не є порушенням. Кодекс законів про працю України дозволяє працівнику при дистанційній роботі виконувати її поза приміщенням роботодавця у місці за власним вибором. Однак коли людина фактично працює з території іншої держави тривалий час, звичайна «дистанційка» перетворюється на транскордонні трудові відносини. А отже, одного лише українського трудового договору вже недостатньо, щоб оцінити всі можливі наслідки.
Український трудовий договір не означає, що іншу державу можна не враховувати
Це, мабуть, перший момент, який варто розуміти роботодавцю.
Закон України «Про міжнародне приватне право» встановлює загальне правило: до трудових відносин застосовується право держави, у якій виконується робота, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором.
Для громадян України, які працюють за кордоном, передбачено окреме правило: українське право може регулювати їхні трудові відносини, зокрема коли вони уклали з українським роботодавцем трудовий договір про виконання роботи за кордоном, якщо це не суперечить законодавству держави, на території якої робота фактично виконується.
І саме остання частина має значення.
Не можна виходити з логіки: «Ми українське ТОВ, тому нас стосується виключно українське законодавство». Якщо людина постійно працює, наприклад, у Польщі, Німеччині чи Чехії, необхідно окремо перевіряти правила відповідної держави.
І залежно від країни значення можуть мати вимоги щодо трудових гарантій, соціального страхування, реєстрації роботодавця, оподаткування доходу та інші питання.
Тому відповідь для працівника у Польщі не обов’язково буде такою самою, як для працівника у Німеччині.
А де тоді працівник має сплачувати податки?
Саме тут з’являється відоме правило «183 днів».
Його часто розуміють приблизно так: якщо людина прожила за кордоном понад 183 дні — вона автоматично перестала бути податковим резидентом України.
Насправді все складніше.
Податковий кодекс України використовує послідовність критеріїв для визначення резидентства фізичної особи. Аналізується місце проживання, постійне місце проживання, центр життєвих інтересів — тобто більш тісні особисті та економічні зв’язки. І лише за певних умов застосовується критерій перебування в Україні не менше 183 днів протягом року.
Ситуація ускладнюється ще більше, коли інша держава за своїм внутрішнім законодавством також вважає людину своїм податковим резидентом.
Тоді потрібно дивитися не тільки український Податковий кодекс, а й законодавство відповідної країни та конвенцію про уникнення подвійного оподаткування між Україною і цією державою.
Тобто питання «де платити податки із зарплати працівника, який живе за кордоном?» не вирішується лише тим, що зарплата надходить на українську банківську картку.
Для роботодавця це важливо ще з однієї причини: залежно від законодавства конкретної держави можуть виникати питання не лише у самого працівника, а й щодо обов’язків роботодавця.
Але найцікавіше — ризик може виникнути вже для самої компанії
Уявімо тепер двох працівників одного українського ТОВ.
Перший — дизайнер. Він переїхав до Кракова, працює з квартири, створює макети для української команди, не зустрічається з клієнтами та не представляє компанію у Польщі.
Другий — комерційний директор. Він також живе у Кракові, але звідти постійно веде переговори з європейськими клієнтами, домовляється про умови співпраці та має повноваження діяти від імені української компанії.
Для HR-відділу обидва можуть виглядати однаково: два дистанційні працівники за кордоном.
Для податкового аналізу ситуації можуть бути зовсім різними.
Тривала діяльність працівника з території іншої держави за певних обставин може поставити питання про виникнення там оподатковуваної присутності компанії — так званого постійного представництва.
Це не означає, що кожен український працівник, який працює з квартири у Варшаві чи Берліні, автоматично створює там представництво своєї компанії.
Саме поширення дистанційної роботи змусило OECD у 2025 році окремо оновити коментарі до Модельної податкової конвенції щодо транскордонної роботи з дому. При оцінці враховуються фактичні обставини: регулярність такої роботи, характер діяльності працівника, причини його присутності саме в цій державі та зв’язок цього місця з діяльністю самого підприємства.
Тобто одна справа, коли працівник сам вирішив тимчасово пожити за кордоном і просто продовжує виконувати там внутрішні завдання.
Зовсім інша — коли через такого працівника компанія фактично починає здійснювати частину своєї діяльності в іншій країні.
Саме тому запитання роботодавця має звучати не лише «де зараз живе наш працівник?», а й «що саме він там робить від імені компанії?»
То що робити роботодавцю, якщо половина команди вже за кордоном?
Забороняти дистанційну роботу лише через перебування працівника в іншій державі точно не є універсальним рішенням. Для багатьох українських компаній можливість працювати з будь-якої країни стала нормальною частиною організації бізнесу.
Але роботодавцю варто принаймні розуміти географію власної команди.
Якщо працівник виїхав за кордон на два тижні й працює там під час поїздки — це одна ситуація. Якщо він два роки постійно проживає в іншій державі — інша. Якщо ж із цієї держави директор або менеджер систематично представляє компанію, веде переговори чи укладає договори — це вже окремий рівень ризику.
Тому для працівників, які постійно працюють за межами України, варто перевірити щонайменше країну фактичної роботи, тривалість перебування, характер повноважень працівника та те, як оформлена дистанційна робота.
Особливої уваги потребують директори, керівники напрямів, sales-менеджери та інші особи, які мають право діяти від імені компанії або фактично представляють її перед клієнтами й контрагентами.
При цьому не варто намагатися створити одне правило на всі країни. Те, що працює для працівника у Польщі, не обов’язково працюватиме так само у Франції, Німеччині чи Іспанії.
«Він просто працює дистанційно» — іноді цього пояснення недостатньо
Сьогодні ситуація, коли працівник української компанії фізично перебуває за кордоном, уже нікого не дивує. І в більшості випадків сам факт такого перебування не означає, що бізнес негайно має проблему.
Проблема радше виникає тоді, коли компанія взагалі не знає, де фактично працюють її люди і які функції вони там виконують.
Адже за однаковою фразою «працівник працює з Польщі» можуть ховатися абсолютно різні ситуації: від дизайнера, який на декілька місяців переїхав до Варшави, до директора, який уже кілька років фактично керує звідти частиною діяльності української компанії.
І юридичні наслідки цих ситуацій теж можуть бути різними.
Тому якщо частина вашої команди постійно працює за межами України, доцільно не чекати першого запитання від іноземної податкової чи самого працівника, а заздалегідь перевірити конкретну модель роботи.
Адже дистанційна робота з-за кордону сама по собі не означає порушення чи автоматичне виникнення додаткових зобов’язань для роботодавця. Водночас країна перебування працівника, тривалість його роботи за кордоном, податковий статус та фактичні повноваження можуть суттєво змінювати юридичну оцінку ситуації.
Тому головне правило для бізнесу тут досить просте: знати, звідки фактично працюють ваші працівники, і вчасно перевіряти юридичні наслідки, якщо така робота перестає бути тимчасовою.